Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Heinolan Tulosdata Oy
Savontie 5, 18100 Heinola
03 – 875 200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Heinolan Tulosdata Oy
Savontie 5, 18100 Heinola
03 – 875 200

3. Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja käytetään Palvelun toteuttamisen, ylläpidon ja kehittämisen mahdollistamiseksi. Edellä mainittuja Palveluita ovat muun muassa yleiset taloushallinnon toimeksiannot kuten palkanlaskentapalvelut.

5. Rekisterin tietosisältö

Keräämme asiakasrekisteriin seuraavia Asiakkaan henkilötietoja luvatun Palvelun mahdollistamiseksi kuten:
– Etunimi
– Sukunimi
– Henkilötunnus
– Puhelinnumero
– Katuosoite
– Postinumero ja postitoimipaikka
– Sähköpostiosoite
– Pankkitilinumero
– Verotustiedot
– Palkkatiedot

Palvelun kehittämiseksi ja asiakkaan tulevia tarpeita ennakoitaessa keräämme myös tietoja toimeksiantojen yhteydessä. Näitä ovat muun muassa asiakkuuden perustamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneiden tietojen aktiivinen päivitys ja asiakkuuden hoitamisen kannalta olennaisten tietojen kerääminen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääosin Asiakkailta itseltään sopimuksen mukaisesti ja tarvittaessa viranomaisilta Suomen lain ja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Tietoja saatetaan myös kerätä muilta rekisterinpitäjiltä mutta vain Palvelun toimittamisen mukaisessa laajuudessa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkaaseen liittyviä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan lupaa. Asiakastietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön vuoksi tai esimerkiksi oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen, kuitenkin tarpeen ja Suomen lain mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakkaiden Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli syystä tai toisesta kyseinen toimenpide on kuitenkin suoritettava ilman ennalta sopimista, Asiakas kontaktoidaan toimenpiteeseen liittyen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Rekisteriin kerättyjä manuaalisia Henkilötietoja säilytetään nimettömissä mapeissa lukituissa kaapeissa. Lisäksi mahdollista arkaluonteista materiaalia säilytetään lukituissa kaapeissa erikseen alkuperäisestä materiaalista.

B) ATK-aineisto

Rekisteriin sähköisesti tallennettuja henkilötietoja suojellaan lukuisin teknisin ja organisatorisien keinoin. Ajantasaisten virusturvaohjelmien ja palomuurien lisäksi käytämme säännöllisesti vaihdettavia salasanoja estääksemme ulkopuolisten pääsyn järjestelmiimme. Pidempiaikainen työpisteeltä poissaolo tai työpäivän päättäminen toteutetaan aina kirjautumalla ulos tai lukitsemalla tietokone. Sähköisiä Henkilötietoja käsitellään vain siinä tapauksessa kuin se palvelee Asiakkaalle luvatun työn tai toimeksiannon luonnetta. Henkilötietoja ei oteta esille kolmansien osapuolien kanssa eikä mahdollista asiakkuutta kommentoida ulkopuolisille.