Tietosuojaseloste

Johdanto

Tietosuojaselosteessa pyrimme selvittämään, kuinka Heinolan Tulosdata Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja toimeksiantojen yhteydessä.

Termistöä

Asiakas = Toiminimi tai yritys joka on tilannut esimerkiksi palkanlaskentapalveluita
Henkilötiedot = Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteita kuvaavia merkintöjä, joista hänet voidaan tunnistaa.
Kontaktointi = Kirjallinen hyväksyntä, puhelinkeskustelu, tapaaminen
Palvelu = Asiakkaan tilaama työ jonka teemme palkkiota vastaan
Sopimus = Kirjallinen dokumentti siitä että Asiakas on tilannut Palvelun Heinolan Tulosdata Oy:ltä

1.Rekisterinpitäjä

Heinolan Tulosdata Oy
Savontie 5, 18100 Heinola
03 – 875 200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Heinolan Tulosdata Oy
Savontie 5, 18100 Heinola
03 – 875 200

3. Rekisterin nimi

Asiakastietotekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja käytetään Palvelun toteuttamisen, ylläpidon ja kehittämisen mahdollistamiseksi. Edellä mainittuja Palveluita ovat muun muassa yleiset taloushallinnon toimeksiannot kuten palkanlaskentapalvelut.

5. Rekisterin tietosisältö

Keräämme asiakasrekisteriin seuraavia Asiakkaan henkilötietoja luvatun Palvelun mahdollistamiseksi kuten:
– Etunimi
– Sukunimi
– Henkilötunnus
– Puhelinnumero
– Katuosoite
– Postinumero ja postitoimipaikka
– Sähköpostiosoite
– Pankkitilinumero
– Verotustiedot
– Palkkatiedot.

Palvelun kehittämiseksi ja asiakkaan tulevia tarpeita ennakoitaessa keräämme myös tietoja toimeksiantojen yhteydessä. Näitä ovat muun muassa asiakkuuden perustamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneiden tietojen aktiivinen päivitys ja asiakkuuden hoitamisen kannalta olennaisten tietojen kerääminen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääosin Asiakkailta itseltään sopimuksen mukaisesti ja tarvittaessa viranomaisilta Suomen lain ja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Tietoja saatetaan myös kerätä muilta rekisterinpitäjiltä mutta vain Palvelun toimittamisen mukaisessa laajuudessa, tietosuoja-asetuksen ja Suomen lain puitteissa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkaaseen liittyviä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan lupaa. Asiakastietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön vuoksi tai esimerkiksi oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen, kuitenkin tarpeen ja Suomen lain mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakkaiden Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli syystä tai toisesta kyseinen toimenpide on kuitenkin suoritettava ilman ennalta sopimista, Asiakas kontaktoidaan toimenpiteeseen liittyen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Rekisteriin kerättyjä manuaalisia Henkilötietoja säilytetään nimettömissä mapeissa lukituissa kaapeissa. Lisäksi mahdollista arkaluonteista materiaalia säilytetään lukituissa kaapeissa erikseen alkuperäisestä materiaalista.

B) ATK-aineisto

Rekisteriin sähköisesti tallennettuja henkilötietoja suojellaan lukuisin teknisin ja organisatorisien keinoin. Ajantasaisten virusturvaohjelmien ja palomuurien lisäksi käytämme säännöllisesti vaihdettavia salasanoja estääksemme ulkopuolisten pääsyn Henkilötietoihin. Pidempiaikainen työpisteeltä poissaolo tai työpäivän päättäminen toteutetaan aina kirjautumalla ulos tai lukitsemalla tietokone. Sähköisiä Henkilötietoja käsitellään vain siinä tapauksessa kuin se palvelee Asiakkaalle luvatun työn tai toimeksiannon luonnetta. Henkilötietoihin pääsyä kontrolloidaan rajaamalla käyttöoikeudet niille joilla Palvelun toteuttamiseksi on syytä käsitellä materiaalia. Henkilötietoja ei oteta esille kolmansien osapuolien kanssa eikä mahdollista asiakkuutta kommentoida ulkopuolisille.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on uuden lain nojalla mahdollisuus käyttää tarkastusoikeutta selvittääkseen tiedot jotka Rekisteröidystä on tallennettu eri rekistereihin. Toimitamme mahdolliset tiedot ymmärrettävässä muodossa ja pääsääntöisesti kirjallisesti. Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus saada selvitys siitä, mistä tiedot rekisteriin hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö tulee esittää Heinolan Tulosdata Oy:lle kirjallisesti käyttämällä esimerkiksi tietosuojavaltuutetun toimiston laatimaa mallilomaketta.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Rekisteriin voidaan kerätä vain määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista tietoa. Rekisteristä ei kuitenkaan ole mahdollista poistaa niitä tietoja joita on Suomen lain nojalla säilytettävä. Kun korjausvaatimus saapuu, Rekisterinpitäjä on velvollinen pitämään huolen siitä että korjausvaatimus saavuttaa osapuolet joilta tietoja on sekä saatu että joille sitä on luovutettu.

Korjausvaatimus on esitettävä suoraan rekisterinpitäjälle käyttämällä tietosuojavaltuutetun toimiston laatimaa mallilomake

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus rajata Henkilötietojensa käyttöä ja vaatia myös kyseisten tietojen poistamista. Kielto-oikeuteen liittyvää tietojen käyttöä on muun muassa suoramainonta, etämyynti, markkina- tai mielipidetutkimus sekä henkilömatrikkeli ja sukututkimuksen teko. Kielto on mahdollista antaa milloin tahansa kirjallisesti tai puhelimitse rekisterinpitäjälle. Henkilötietojen käytön rajaaminen tai poistaminen voi vaikuttaa palvelun toimittamiseen ja johtaa sopimuksen irtisanomiseen. Henkilötietojen rajaamisen ja kielto-oikeuden käyttö on maksuton.

Rekisteröity voi myös tietyissä tapauksissa vaatia Rekisteriin kerättyjen henkilötietojen siirtämistä ymmärrettävästi luettavassa muodossa toiselle rekisterinpitäjälle sovelletun lain mukaisesti.